新手如何辦活動?(事前準備)

之前曾經在公關公司工作,經手過大大小小活動。成立明淳說的粉絲團以來,我獨自舉辦實體活動及課程超過50場。去年五月我也幫家樂福的Shopping mall部門做過一次內部訓練的工作坊,帶他們設計活動。

我覺得在做行銷這一塊,線上的數位行銷很重要,但線上的實體行銷也不能遺漏。尤其是現在電商當道,實體店面的經營者一定要學會辦活動,才能跟電商區別,有所差異化。藉由各式各樣有趣的活動及企劃將人潮聚集到實體空間裡。再來現在是體驗經濟的時代,一場好活動就像有魔法一般,能在消費者心裡留下獨一無二的感動。

本篇文章分享我自己獨自辦活動的流程與經驗,讓想辦活動的初學者參考。我個人很怕麻煩,所以一切以最迅速便利為考量。也因為工作人員只有我一人(有時再加上場地的人員),因此我辦的活動也大部分都是小活動,所以如果你是個人想辦活動,不妨可以參考一下。

另外,其實照別人成功的活動去依樣畫葫蘆是最快的,可以看我的活動頁參考我之前辦過的活動。

 

迪士尼實習

歡樂大合照

 

 

辦活動分成:事前、事中、事後三個階段。

 

事前

活動企劃

☐辦活動的目的與預期效益:想清楚辦活動的目的是什麼,會決定整個活動要怎麼走。
☐活動時間:記得留意連假、寒暑假、萬安演習,或者任何會影響你活動的因素。
☐人數規模
☐場地
☐是否有其他與會來賓
☐活動流程
☐所需設備與器材
☐是否需要訂餐點
☐是否收費?費用怎麼訂?
☐需要幾個工作人員?如何分工?
☐所需經費
☐報名管道與系統
☐行銷管道與方法

☛找場地的方法

Pickone,上面整合許多場地
https://www.pickoneplace.com/
☛逐個場地調查:
看是需要飯店、咖啡店或是教室,選定幾個之後詢問場租與環境,再比較決定。

 

☛我個人用過且推薦的場地

五一埕
https://www.51alleyard.tw/
特點:
1. 第一化工經營的場地,座落在大稻埕附近,建築很有特色。若是舉辦一些文青類的活動很適合,我自己辦的葉曄老師寫字課幾乎都在這裡辦。
2. 最多可容納7張桌子、40張椅子,室內有60吋電視可投影。
3. 場租不貴。
4. 這個場地對我來說有特殊的意義,是明淳說第一場分享會的地點。

 

小樹屋
https://www.treerful.com/
特點:
1. 容納人數較少,大約從2人到20人。
2. 場地便宜,選擇很多,幾乎都在捷運站附近很便利。
3. 租用很彈性,最晚租用前兩天還可取消或變更。
4. 沒有免費場勘,需要直接租借半小時。
5. 現場沒有工作人員可以求救(但可以利用Line線上客服),所以要確保你的活動很單純。

 

犇亞會議中心
http://www.pcbc.tw/conferenceCenter/conferenceCenter.html
1. 在南京復興站附近,交通方便。教室外交誼空間大。
2. 商務氣息濃厚,適合舉辦課程。
3. 隨時都有工作人員可求救。

 

兆基商務中心
http://ccwork.strikingly.com/
特點:
1. 古亭捷運站附近,交通方便。
2. 場地很大,最多可容納150人,場地氣派但不冰冷。
3. 隨時都有工作人員可求救。
4. 之後還會有行天宮附近的點,比較屬於教室型。

 

基本上以台北市來說,算是場地過剩的狀態,許多咖啡廳或閒置教室也可租借場地。場地的場租有時也是可以談的,如果對活動的報名狀況沒有把握,也可以跟店家談談看以人頭計費,但記得要幫場地找到這麼做的理由,譬如說可以為他的場地帶來多少曝光效益等等。總之,一切都可談,端看你有沒有議價能力。

 

☛與會來賓的車馬費

如果是講座型活動,要邀請大咖,就直接寫信問他出席費多少。如果邀請親朋好友或素人,公家機關一般來說講師費是1600元(註:2018.2調漲至2000元),可以用這個當基準。如果對活動的報名狀況沒有把握,也可以跟講師談一個人頭多少錢,或者是幾人以下固定多少講師費,幾人以上,每增加一人報名加講師費多少錢,也可以刺激來賓協助宣傳。

 

☛報名管道與系統

最簡單的就是使用Google表單,或是其他表單系統,像是Survey Cake。請報名者寫E-mail、傳真或是打電話報名,也都可以,就看你的目標對象習慣什麼方式。收錢的話可以直接匯到你的帳戶,或是申請綠界、支付寶等金流系統,就可以收信用卡或是超商繳費。
Accupass活動通可以整合報名及金流,也滿多人使用的。

 

這篇先寫到這邊,之後的文章再寫如何行銷以及事中、事後該怎麼做。
如果有興趣的同學可以留一下你的E-mail訂閱,之後文章寫好出來之後,直接寄給你。

填E-mail訂閱:https://forms.gle/zqPbTjXCpQJS1bje8

 

 

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