在現代職場中，Email 溝通依然是最核心的工作技能之一。無論你是行銷、行政、專案管理還是客戶服務，每天都會面對撰寫各種工作信件的需求。隨著 AI 工具的崛起，包括 ChatGPT、Google Gemini、xAI 的 Grok、DeepSeek 等語言模型，越來越多上班族開始善用這些工具來提升寫信效率、快速產出專業 Email，成為辦公室不可或缺的數位助理。
作為一名長期教「商業寫作」的老師，我觀察到一個現象：學生最常卡關的不是「文法」，而是「怎麼開始動筆」與「如何掌握正確語氣」。而我在自己的網站上也發現，「如何寫工作 Email」一直是搜尋量最高的主題之一，顯示這不只是寫作問題，更是職場普遍的痛點。
過去我教的是信件架構與語氣技巧，現在，我也開始教大家——如何善用生成式 AI 工具（像是 ChatGPT、Gemini、Grok、DeepSeek 等）讓寫信變得更有效率、更不費力。
但這些 AI 工具該怎麼問？能幫你寫出哪些類型的信件？語氣跟內容能不能信任？
這篇文章，我整理出我多年來在教學中最常遇到的 23 種職場 Email 情境，並依據實務工作分類為 6 大類型。每一類我都設計了：
✅ 真實的情境說明
✅ ChatGPT 提問公式（其他 AI 工具同樣適用）
✅ 可直接套用的提示語範例
讓你無論是撰寫會議通知、請求資料、催進度、回覆客戶，還是發送道歉信，都能快速產出清晰、專業又合乎語氣的 Email，不論你用的是哪一款 AI 工具。
如果你正在搜尋：
- ChatGPT 怎麼寫 Email？
- 有沒有 ChatGPT 提示語模板？
- ChatGPT Email 實例？
- 怎麼用 AI 幫忙寫職場信件？
- Gemini / Grok / DeepSeek 可以用來寫工作 Email 嗎？
這篇文章就是為你而寫的！
一、溝通與提醒類（6項）
1. 任務進度更新
應用情境： 跟主管匯報目前專案的整體進度與已完成工作階段，例如每週例行報告或里程碑更新。 例如：向主管報告網站改版專案進度，目前首頁設計已完成。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，向【對象】報告【任務／專案】的進度，包含【已完成項目】與【預計時程】，語氣請【語氣風格】。
套用範例指令Prompt： 請撰寫一封 Email，向主管報告網站改版專案的進度，包含目前已完成首頁設計，並預計本週完成產品頁，語氣請專業清楚。
2. 截止期限提醒
應用情境： 提醒同事或協作對象即將到期的任務或提交事項，確保時程控管無延誤。例如： 提醒同事在週五前完成季度預算提案。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，提醒【對象】於【截止時間】前完成【事項】，語氣請【語氣風格】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，提醒同事於本週五前完成季度預算提案，語氣請友善但具時效性。
3. 會議邀請或變更通知
應用情境： 安排或調整會議，需清楚說明主題、目的、時間、地點與變更原因。
ChatGPT提問公式： 請撰寫會議邀請信，主題是【主題】，時間為【時間】，地點為【地點】，語氣請【語氣風格】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，邀請行銷團隊參加「新品上市策略討論會」，時間為週三上午10點，地點為會議室A，語氣正式但親切。
4. 系統維護／公告通知
應用情境： 通知同仁或用戶系統將維護、升級或暫停服務，避免誤操作或混淆。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，通知【對象】進行【服務】維護，時間為【時間】，語氣請【簡潔／明確】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，通知全體員工系統將於本週日凌晨維護三小時，期間服務暫停，語氣請簡潔明確。
5. 內部公告與政策變動通知
應用情境： 向部門或全公司公告政策、制度或人事異動等重要資訊。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，通知【對象】關於【政策／制度】變動，語氣請【正式／清楚】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，通知全體員工自本月底起實施新的請假制度，語氣請正式清楚。
6. 會議記錄彙整與後續通知
應用情境： 會後彙整會議紀錄與待辦事項，寄給所有與會者。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，整理【會議名稱】重點與後續行動，語氣請【條理分明】。 會議逐字稿如下：【貼上逐字稿】
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，整理今天上午產品開發會議的重點與後續行動清單，語氣請條理分明清楚。會議逐字稿如下：
二、詢問與請求類（5項）
7. 請求資料或資訊
應用情境： 向其他部門請求報表、數據、設計檔案等。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，請求【對象】提供【資料】，語氣請【禮貌／清楚】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，請求財務部提供四月份費用報表，並請於週三前提供，語氣請禮貌清楚。
8. 詢問意見／回覆
應用情境： 請對方回覆設計草案、合約內容或提案意見。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，詢問【對象】對【內容】意見，語氣請【尊重／中性】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，詢問設計部是否確認新版包裝樣式草案，語氣請中性並具開放性。
9. 請求協助或支援
應用情境： 向 IT、人資、設計等部門請求協助解決問題或提供支援。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，請求【對象】協助【事項】，語氣請【清楚／禮貌】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，向 IT 部門請求協助重設帳號密碼，目前無法登入內部系統，語氣請清楚禮貌。
10. 協商交期或分工調整
應用情境： 與其他部門討論排程變更或分工重新調配。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，協商【任務】的交期／分工，語氣請【彈性／禮貌】。
套用範例指令Prompt： 請撰寫一封 Email，與設計部協調將原訂週五完成的海報設計提前至週三，語氣請友善具彈性。
11. 申請資源／工具
應用情境： 向內部申請軟體授權、帳號、硬體設備等。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，申請【資源項目】，說明用途與時程，語氣請【清楚／簡潔】。
套用範例指令Prompt： 請撰寫一封 Email，向資訊部申請 Figma 設計工具帳號，供 UX 設計專案使用，語氣請清楚禮貌。
三、回覆與確認類（4項）
12. 回覆客戶詢問
應用情境： 回覆產品說明、價格、服務範圍等問題。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email 回覆【對象】針對【詢問內容】，語氣請【專業／親切】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，回覆客戶關於產品保固流程的詢問，並附上完整說明連結，語氣請專業親切。
13. 確認會議、排程、資料等
應用情境： 確認是否收到信件、參與會議或交件內容無誤。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，向【對象】確認【事項】，語氣請【中性／明確】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，向與會人員確認週四上午10點的專案會議是否如期舉行，語氣請中性明確。
14. 感謝或補充回覆
應用情境： 對已收到的資料、意見、協助表示感謝，並提供補充說明。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，感謝【對象】的【行為】，並補充【說明／觀點】。
套用範例輸入： 請撰寫一封 Email，感謝行銷部提供的市場資料，並補充我方數據分析結論，語氣請正面尊重。
15. 追蹤未回覆事項
應用情境： 先前信件未回應，需再次提醒並保持禮貌。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，追蹤上封信件關於【主題】，語氣請【不催促／溫和提醒】。
套用範例輸入： 請撰寫一封 Email，追蹤上週五寄出的預算核准申請是否已收到並排入審核，語氣請友善不催促。
四、報告與提案類（3項）
16. 結案報告說明
應用情境： 專案完成後寄送總結報告並提出後續建議。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，附上【報告名稱】，並說明【成果與建議】，語氣請【清楚／專業】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，附上活動A的結案報告，並說明主要成果與後續建議，語氣請清楚專業。
17. 提出專案建議或草案
應用情境： 提出新計畫構想、流程改善或內容初稿。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，向【對象】提出【建議內容】，語氣請【建設性／條理分明】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，向主管提出新增會員推薦機制的建議方案，並說明其潛在效益與執行方式，語氣請建設性條理分明。
18. 附上簡報／報表並說明重點
應用情境： 附檔並說明簡報或報表的重點摘要與異常。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，附上【報表／簡報】，並摘要重點與異常，語氣請【清楚／條理分明】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，附上五月月報簡報，摘要本月流量下降與三項對策建議，語氣請清楚條理分明。
五、客戶與外部聯繫類（3項）
19. 詢價或報價回覆
應用情境： 詢問合作廠商或回應客戶報價需求。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，向【對象】詢問或回覆【報價項目】，語氣請【正式／簡潔】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，向顧問公司詢問明年度顧問服務的報價方案，語氣請正式清楚。
20. 供應商聯繫與提醒
應用情境： 提醒交期、回傳文件、付款等事宜。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，提醒【供應商】關於【事件】，語氣請【清楚／尊重】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，提醒供應商於6月15日前完成出貨，並附上合約編號ABC123，語氣請專業明確。
21. 客戶關係維繫
應用情境： 主動向客戶表達感謝、節日問候、邀請等。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，感謝【客戶名稱】支持，並預告【未來活動】，語氣請【溫暖／誠懇】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，感謝S公司過去的支持，並預告七月將邀請參與新品說明會，語氣請溫暖誠懇。
六、主動推廣與互動類（2項）
22. 邀請客戶參加活動或填寫問卷
應用情境： 鼓勵客戶參與調查、體驗會、研討會等。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封 Email，邀請【對象】參加【活動／調查】，語氣請【親切／正式】。
套用範例指令： 請撰寫一封 Email，邀請ABC公司參加下週的新品功能說明會，並附上報名連結，語氣請正式親切。
23. 主動感謝與祝賀信
應用情境： 在節慶、里程碑或合作結束時表達感謝與祝賀。
ChatGPT提問公式： 請撰寫一封感謝／祝賀 Email，對象是【對象名稱】，語氣請【溫馨／專業】。
套用範例指令： 請撰寫一封感謝信給老客戶，送上中秋節問候並提醒將收到節日小禮物，語氣請溫馨誠懇。
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