不做不重要但緊急的事—時間管理矩陣

上個月跟斜槓小編養成大師班的同學線上諮詢聊到「時間管理矩陣」(可搭配圖來看),一起檢討我們運用時間的誤區。時間管理矩陣以緊急度及重要度劃分出四個象限,分別是「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要且不緊急」。

先做重要且緊急的事,應該是毫無懸念。再來如果想要更有效利用時間,可以大膽捨去不重要且不緊急的事,像是無意義、無目的地看電視。(不過安排適度的時間有意識地看電視我覺得很重要!可以從劇裡找到一些靈感或適時放鬆。)

比較多討論的地方是,到底該先做「不重要但緊急」還是「重要但不緊急」的事。

舉例,「不重要但緊急」:朋友跟好經過你家附近,打Line給你問你半小時後能不能去你家坐坐。

「重要但不緊急」:有一天我想去日本工作,所以要學日文。但不是現在,可能兩三年後吧……

很多時候我們會覺得很急啊,那當然是要做「不重要但緊急」的事。

錯!不重要但緊急的事,你根本不該做,因為那是別人試圖在沒經過你事先同意之下,竊取你的時間。原本你的時間可以拿來培養技能,或是好好休息,卻因為別人緊急的要求,而不得不應付。

如果你原本這個下午要讀日文,結果朋友突然來訪不就不能讀了嗎?你可能會說,老師那你也太無情了吧。我朋友就在附近,我怎麼拒絕他?你可以用有禮但堅定的語氣說:「要來我家可以喔,請事先跟我約時間,我等下有預定的事要做了。」不然就直接假裝不在家吧!

真正重要的事,可能因為他沒那麼緊急,就被我們一直延遲。舉剛剛的例子,如果你未來想到日本工作,日文簡直是基本入場券,但學日文不是一天兩天就能會,至少要努力個半年一年吧(可能還太短),如果一直沒有開始累積,等到兩三年之後你想起來的那天,真正重要的事進度根本很少。

今年我努力把許多不是那麼「非我不可」的工作事項減少,把時間放在真正對我來說有意義、有價值的工作及事情上。像是推辭了一些演講及授課的機會,專心投入我的線上課程學院,也留了很多時間努力讀日文。

回顧今年的收穫及成果,日文在年中時順利通過N2,上週日也去考了N1(希望通過!)我自己的線上課程學院也推出了大課,每個月陪著願意付出努力的學生成長,感覺滿好的。

疫情持續了三年,雖然對健康的風險仍在,但大家漸漸能恢復正常生活,也能自由出國了。這幾個月跟客戶開會時感觸很深,生意或事業能撐過疫情真的是不容易,但也代表在蛰伏及不斷調整過程中,適應力更強了。

時間就是我們最稀缺也最珍貴的資源,不同的利用方式會產生很大的成果差異。一年、兩年、三年…十年下來,累積的差距更是可觀。展望新的一年,祝福你都能隨心所欲。

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