新手如何辦活動？（事前準備）

之前曾經在公關公司工作，經手過大大小小活動。成立明淳說的粉絲團以來，我獨自舉辦實體活動及課程超過50場。去年五月我也幫家樂福的Shopping mall部門做過一次內部訓練的工作坊，帶他們設計活動。

我覺得在做行銷這一塊，線上的數位行銷很重要，但線上的實體行銷也不能遺漏。尤其是現在電商當道，實體店面的經營者一定要學會辦活動，才能跟電商區別，有所差異化。藉由各式各樣有趣的活動及企劃將人潮聚集到實體空間裡。再來現在是體驗經濟的時代，一場好活動就像有魔法一般，能在消費者心裡留下獨一無二的感動。

本篇文章分享我自己獨自辦活動的流程與經驗，讓想辦活動的初學者參考。我個人很怕麻煩，所以一切以最迅速便利為考量。也因為工作人員只有我一人（有時再加上場地的人員），因此我辦的活動也大部分都是小活動，所以如果你是個人想辦活動，不妨可以參考一下。

另外，其實照別人成功的活動去依樣畫葫蘆是最快的，可以看我的活動頁參考我之前辦過的活動。

 

 

 

辦活動分成：事前、事中、事後三個階段。

 

事前

活動企劃

☐辦活動的目的與預期效益：想清楚辦活動的目的是什麼，會決定整個活動要怎麼走。
☐活動時間：記得留意連假、寒暑假、萬安演習，或者任何會影響你活動的因素。
☐人數規模
☐場地
☐是否有其他與會來賓
☐活動流程
☐所需設備與器材
☐是否需要訂餐點
☐是否收費？費用怎麼訂？
☐需要幾個工作人員？如何分工？
☐所需經費
☐報名管道與系統
☐行銷管道與方法

☛找場地的方法

Pickone，上面整合許多場地
https://www.pickoneplace.com/
☛逐個場地調查：
看是需要飯店、咖啡店或是教室，選定幾個之後詢問場租與環境，再比較決定。

 

☛我個人用過且推薦的場地

小樹屋
https://www.treerful.com/
特點：
1. 容納人數較少，大約從2人到20人。
2. 場地便宜，選擇很多，幾乎都在捷運站附近很便利。
3. 租用很彈性，最晚租用前兩天還可取消或變更。
4. 沒有免費場勘，需要直接租借半小時。
5. 現場沒有工作人員可以求救（但可以利用Line線上客服），所以要確保你的活動很單純。

優惠：可以透過我的推薦連結註冊，免費獲得$100 空間體驗基金。

 

犇亞會議中心
http://www.pcbc.tw/conferenceCenter/conferenceCenter.html
1. 在南京復興站附近，交通方便。教室外交誼空間大。
2. 商務氣息濃厚，適合舉辦課程。
3. 隨時都有工作人員可求救。

 

兆基商務中心
http://ccwork.strikingly.com/
特點：
1. 古亭捷運站附近，交通方便。
2. 場地很大，最多可容納150人，場地氣派但不冰冷。
3. 隨時都有工作人員可求救。
4. 之後還會有行天宮附近的點，比較屬於教室型。

 

五一埕
https://www.51alleyard.tw/
特點：
1. 第一化工經營的場地，座落在大稻埕附近，建築很有特色。若是舉辦一些文青類的活動很適合，我自己辦的葉曄老師寫字課幾乎都在這裡辦。
2. 最多可容納7張桌子、40張椅子，室內有60吋電視可投影。
3. 場租不貴。
4. 有個小缺點是廁所在場地內，沖水聲音可能會干擾。

 

基本上以台北市來說，算是場地過剩的狀態，許多咖啡廳或閒置教室也可租借場地。場地的場租有時也是可以談的，如果對活動的報名狀況沒有把握，也可以跟店家談談看以人頭計費，但記得要幫場地找到這麼做的理由，譬如說可以為他的場地帶來多少曝光效益等等。總之，一切都可談，端看你有沒有議價能力。

 

☛與會來賓的車馬費

如果是講座型活動，要邀請大咖，就直接寫信問他出席費多少。如果邀請親朋好友或素人，公家機關一般來說講師費是1600元（註：2018.2調漲至2000元），可以用這個當基準。如果對活動的報名狀況沒有把握，也可以跟講師談一個人頭多少錢，或者是幾人以下固定多少講師費，幾人以上，每增加一人報名加講師費多少錢，也可以刺激來賓協助宣傳。

 

☛報名管道與系統

最簡單的就是使用Google表單，或是其他表單系統，像是Survey Cake。請報名者寫E-mail、傳真或是打電話報名，也都可以，就看你的目標對象習慣什麼方式。收錢的話可以直接匯到你的帳戶，或是申請綠界、支付寶等金流系統，就可以收信用卡或是超商繳費。
Accupass活動通可以整合報名及金流，也滿多人使用的。