中文 Email 格式範例：開頭問候語、結尾敬語、署名＋6 種商業書信範本【2026】

中文商業 Email 的格式，由 6 個部分組成：主旨、稱謂、開頭問候、正文、結尾敬語、署名。 只要照這個順序寫，就是一封格式正確的信。下面先給你一個可以直接複製的範本，再整理開頭問候語、結尾敬語和署名的寫法，最後附上 6 種常用情境的範例。

當講師以來，我每天都會收到許多合作邀約和演講邀約，有些信一看就讓人很感興趣，有些信連開都不想開。原本以為寫 Email 是很基本的技能，直到有一次一位大學教授邀我去講寫作講座，特別希望我提到 Email 該怎麼寫，才知道教授每天也被許多不知所云的信煩得要死。

中文 Email 格式範本（可直接複製）

主旨：【詢問】11 月企業內訓課程報價－月昇王國

王經理您好：

我是月昇王國行銷部的林小美，冒昧來信。

（第一段：一句話說明來信目的）
來信是想詢問貴公司 11 月是否能安排一場 3 小時的 AI 內訓課程。

（第二段：細節，人事時地物）
・時間：11 月 20 日（四）下午 2:00–5:00
・地點：台中市西屯區月昇王國總部
・對象：業務與行銷部門，約 30 人

（第三段：希望對方做什麼、期限）
想請您在 11 月 10 日前提供報價，若有任何問題，歡迎隨時與我聯繫。

感謝您撥冗閱讀。

敬祝
商祺

林小美
月昇王國股份有限公司｜行銷部 專員
電話：04-1234-5678 分機 123
Email：may.lin@example.com

這 6 個部分分別是：

部分	寫法重點
主旨	直接寫來意，可加【】標類別，例如【詢問】【邀約】【確認】
稱謂	姓＋職稱＋「您好」，例如「王經理您好」「陳老師您好」
開頭問候	第一次聯絡先自我介紹；回信先道謝
正文	第一段講目的，第二段講細節，第三段講希望對方做什麼
結尾敬語	依對象選，商業往來最常用「敬祝商祺」
署名	全名、公司、職稱、聯絡方式

中文 Email 開頭問候語怎麼寫？

稱謂之後的第一句，依情況選一句就好，不用全部堆上去：

情況	開頭可以這樣寫
第一次聯絡	冒昧來信，我是 ○○公司的 ○○○。
經人介紹	經 ○○○ 介紹，冒昧來信。
回覆對方	感謝您的來信。／謝謝您的回覆。
久未聯絡	好久不見，近來一切都好嗎？
回信晚了	抱歉這麼晚才回覆您。
跟進前一封	想跟您確認上週寄出的報價單是否已收到。

稱謂的部分，知道對方職稱就用「姓＋職稱」（王經理、陳教授）；不知道職稱，用「王先生／王小姐您好」；寄給公司信箱、不知道誰會收信，用「您好」或「○○公司窗口您好」。

中文 Email 結尾敬語怎麼寫？

結尾分兩段：先一句收尾的話，再接敬語。

收尾的話（選一句）：
– 感謝您撥冗閱讀。
– 若有任何問題，歡迎隨時與我聯繫。
– 期待您的回覆。
– 再次感謝您的協助。

結尾敬語對照表：

對象	常用敬語
商業往來（客戶、廠商）	敬祝商祺／順頌商祺
長官、主管	敬請鈞安
老師、教授	敬請教安
一般對象	敬祝平安順心／祝順心
比較熟的同事、合作夥伴	祝一切順利／謝謝！

傳統書信的寫法是「敬祝」寫完換行、「商祺」頂格寫在下一行。Email 裡兩種都可以，寫在同一行（敬祝商祺）也很常見。

如果拿不準，商業信件用「敬祝商祺」，寫給老師用「敬請教安」，大致不會出錯。

中文 Email 署名格式

署名是很多人省略的地方，但對方要回電、要寄合約，都要從這裡找資料。建議包含：

林小美
月昇王國股份有限公司｜行銷部 專員
電話：04-1234-5678 分機 123
Email：may.lin@example.com
官網：https://example.com

如果是自由工作者，公司那行可以換成你的專業頭銜，例如「社群行銷講師」。Gmail、Outlook 都可以設定成自動加入署名，設定一次就好。

6 種商業書信範例

範例一：詢價信

主旨：【詢價】咖啡豆包裝袋 5,000 個報價－木栖烘豆所

陳經理您好：

我是木栖烘豆所的負責人張木栖，在貴公司官網看到夾鏈立袋產品，想詢問報價。

需求如下：
・品項：250g 單向排氣閥夾鏈立袋，牛皮紙材質
・數量：5,000 個
・印刷：單色 logo 印刷
・希望交期：12 月 15 日前

想請您提供單價、打樣費用與交期，若需要設計稿檔案，我可以另外寄送。

期待您的回覆，謝謝。

敬祝
商祺

張木栖
木栖烘豆所｜負責人
電話：0912-345-678

範例二：寫信給主管（請假）

主旨：【請假】11/18（二）特休一天－林小美

王經理您好：

想跟您申請 11 月 18 日（二）特休一天，已在系統送出假單。

當天手上的工作安排如下：
・週報：會在 11/17 下班前完成並寄出
・客戶 A 的回覆：已請同組的陳大文代為處理

若當天有緊急狀況，可以打我的手機 0912-345-678。

謝謝經理。

小美

寫給自己的主管，敬語可以省略，結尾說聲謝謝即可；署名用名字就好。

範例三：寫信給公司（應徵／詢問）

主旨：【應徵】行銷企劃專員－林小美

月昇王國 人資部您好：

我是林小美，在 104 人力銀行看到貴公司徵求行銷企劃專員，想應徵這個職缺。

我有 3 年社群經營經驗，曾負責食品品牌的 IG 與 Facebook，半年內把粉絲數從 2,000 成長到 15,000。履歷與作品集附在信件附件，也可以從下方連結查看。

作品集：https://example.com/portfolio

若有面試機會，我都可以配合時間。感謝您撥冗閱讀。

敬祝
商祺

林小美
電話：0912-345-678

範例四：邀約講師

主旨：【講座邀約】12/5 社群行銷講座，邀請老師分享－月昇王國

陳老師您好：

我是月昇王國人資部的林小美，冒昧來信。我們看了老師在 Facebook 分享的社群經營文章，很希望能邀請老師來為同仁上課。

講座資訊：
・日期：12 月 5 日（五）下午 2:00–4:00
・地點：台中市西屯區月昇王國總部（可提供高鐵站接送）
・對象：行銷與業務同仁約 40 人，多數剛開始經營公司社群
・希望主題：B2B 公司的社群怎麼經營
・講師費：每小時 ○○○○ 元（另付交通費）

想請問老師當天是否方便？若時間或主題需要調整，都可以再討論。

敬請
教安

林小美
月昇王國股份有限公司｜人資部 專員
電話：04-1234-5678 分機 123

範例五：提醒付款

主旨：【付款提醒】10 月份設計費請款單（11/15 到期）

李小姐您好：

想跟您確認 10 月份的設計費請款單是否已收到，付款期限是 11 月 15 日。

・請款金額：新台幣 30,000 元（含稅）
・匯款帳戶：請參考附件請款單

如果已經安排付款，請忽略這封信。若請款單有需要修改的地方，也歡迎告訴我。

謝謝您。

敬祝
商祺

（署名）

提醒付款的信，語氣要客氣但資訊要清楚：金額、期限、帳戶一次寫齊，對方不用回頭翻舊信。

範例六：道歉信

主旨：【致歉】11/3 出貨延誤說明與處理方式

王經理您好：

非常抱歉，原訂 11 月 3 日寄出的 200 箱商品，因物流車調度問題延誤，造成您的困擾。

目前處理方式如下：
・商品已於 11 月 5 日寄出，預計 11 月 6 日上午送達
・本次運費由我們吸收
・之後的訂單會提前一天出貨，避免再發生同樣狀況

再次向您致歉，若有任何需要，請隨時與我聯繫。

敬祝
商祺

（署名）

道歉信的重點是三件事：承認問題、說明現在怎麼處理、之後怎麼避免。不需要長篇解釋原因。

寫好中文 Email 的 4 個重點

範本是骨架，真正讓人願意回信的，是下面這幾件事。

重點一：主旨清楚明白呈現要點

除非是行銷上特殊目的考量的電子報主旨，需要取特殊的標題，否則一律建議在信件主旨就直接寫來意，不要故弄玄虛，否則很容易被當垃圾信件看待，連開都沒開就送進垃圾桶。

另外信件標題也不要太過平鋪直敘，必要的話，應該直接點明對收件者的影響。舉例來說，曾經我有個學生，他是公司的工程師，有一次公司更新打卡系統，如果員工沒有從新的打卡系統打卡，就視同曠職，但是他說他發信，卻沒人理他。我問他信件主旨怎麼寫的，示意如下：

打卡系統更新-20170601

你看了這個標題，會不會下意識就把它刪掉？或是直接忽略？因為他就當成一個例行公事來寫。聰明的你，會怎麼改呢？想個 3 秒鐘，再往下看參考解答吧！

注意！即日起沒進新系統打卡算曠職

重點二：內容架構

建議用倒金字塔的方式，先在首段大致說明整封信的內容，並且需呈現各項重點，像是人事時地物的資訊及需請對方配合的事情等，避免收件者因為匆匆看過，而漏掉重點，接下來各段再詳細說明細節。若是對方不認識你，一開始記得要自我介紹，但請簡潔。

另外，寫信一定要客製化，最好徹底研究對方，站在對方立場著想，為什麼「非他不可」？為什麼他要答應你 Email 中的請求？答應這件事對他有什麼好處？

重點三：遣詞用字

信件的遣詞用字跟一般商業寫作的標準差不多，把握簡潔、淺顯易懂等原則，但需避免像在社群發文那樣口語詼諧的用字。另外如果用手機寫 Email，要特別注意手機自動選字的功能，不要不小心就發出令人傻眼的信件。例如我認識的人收過一封信，內文寫著：「老師，你好可愛……」看起來就像騷擾信吧！後來才知道，他要寫的是「老師，你好。」但手機選字忘了刪掉，就發出去了，真是悲劇啊！

重點四：格式

寫 Email 請善用分段，不要全部擠在一起。另外段與段中間也不要空太多行，這樣很難閱讀。字的大小請統一，不要忽大忽小。字的顏色也要統一，不要五顏六色，建議重要的資訊另外用其他一種顏色標註出即可。

不好的範例：這些地雷千萬別踩

複製貼上的 Email，收件者名字都打錯啦！
看到這種信真的會生氣，沒有客製化就算了，名字還沒檢查，悲劇！
寄件者名稱請用全名，如果你還在用以前的☆㊣↙煞氣a↗㊣☆暱稱，請改掉吧！錯誤範例如下：
把 Email 當 LINE 在用，讓人懶得回覆……
沒有什麼誘因答應他。 感覺隨便問問，我只好隨便回回……

好的範例

以下這封邀約演講的信件我覺得很好，可以參考它的格式。請幫你的讀者設想、節省時間。我不是很喜歡資訊另外放附件，因為附件可能會打不開，像這樣全部資訊都呈現在信件中供判斷，我覺得比較好。但也要看請求事項決定，像是要請講師或合作的 KOL 報價，就不一定直接開門見山寫出完整資訊。

中文 Email 常見問題

Q：Email 一定要寫結尾敬語嗎？
正式的商業信件、第一次聯絡的對象，建議要寫。跟熟悉的同事或主管往來，結尾寫「謝謝」就可以。

Q：「敬祝商祺」和「順頌商祺」有什麼不同？
意思差不多，都是祝對方生意順利，商業往來都可以用。「順頌」稍微正式一點。

Q：寫給老師、教授的信，結尾怎麼寫？
用「敬請教安」。稱謂寫「○老師您好」或「○教授您好」。

Q：回信要不要保留原本的信件內容？
建議保留（直接按「回覆」），讓對方不用回頭找前一封信。如果來回很多次、話題已經換了，可以另開新信、換新主旨。

推薦閱讀：用 ChatGPT 寫信的指令

用 ChatGPT 寫 Email 更簡單！可以看我寫的文章及指令大全：

用 ChatGPT 寫 Email 的指令大全

把上面的範本貼給 ChatGPT，再告訴它你的情境，請它照這個格式改寫，會比從零開始問更準。