當講師以來，每天都會收到許多合作邀約及演講邀約，看了很多信件，有些信一看就讓人很感興趣，有些信連開都不想開，馬上就想送進垃圾桶。原本以為寫Email是滿基本的技能，直到有一次有位大學教授邀請我去講給大學生的寫作講座，特別希望我能提到Email該怎麼寫，才知道教授每天也被許多不知所云的信煩得要死呢！
以下整理寫中文信該注意的事，無論是要寫仲介開發信、B2B開發信、KOL合作邀約信、寫給老師，邀約講者，或是日常的Email，都可以用上喔！
主旨清楚明白呈現要點
除非是行銷上特殊目的考量的電子報主旨，需要取特殊的標題，否則一律建議在信件主旨就直接來意，不要故弄玄虛，否則很容易被當垃圾信件看待，連開都沒開就送進垃圾桶。
另外信件標題也不要太過平鋪直敘，必要的話，應該直接點明對收件者影響。舉例來說，曾經我有個學生，他是公司的工程師，有一次公司更新打卡系統，如果員工沒有從新的打卡系統打卡，就視同曠職，但是他說他發信，卻沒人理他。我問他信件主旨怎麼寫的，示意如下：
打卡系統更新-20170601
好，你看了這個標題，會不會下意識就把它刪掉？或是直接忽略？因為他就當成一個例行公事來寫。聰明的你，會怎麼改呢？想個3秒鐘，再往下滑看參考解答吧！
注意！即日起沒進新系統打卡算曠職
內容架構
建議用倒金字塔的方式，先在首段大致說明整封信的內容，並且需呈現各項重點，像是人事時地物的資訊及需請對方配合的事情等，避免收件者因為匆匆看過，而漏掉重點，接下來各段再詳細說明細節。若是對方不認識你，一開始記得要自我介紹，但請簡潔。
另外，寫信一定要客製化，最好徹底研究對方，站在對方立場著想，為什麼「非他不可」？為什麼他要答應你Email中的請求？答應這件事對他有什麼好處？
遣詞用字
信件的遣詞用字跟一般商業寫作的標準差不多，把握簡潔，淺顯易懂等原則。但需避免像在社群發文較口語詼諧的用字。另外如果用手機寫Email，要特別注意手機自動選字的功能，不要不小心就發出令人傻眼的信件。例如我有認識的人收過一封信，內文寫著：老師，你好可愛……看起來就像騷擾信吧！後來才發信，他要寫：老師，你好。但不小心讓手機選字忘了刪掉，就發出去了，真是悲劇啊！
格式
寫Email請善用分段，不要全部擠在一起。另外段與段中間也不要空太多行，這樣很難閱讀。字的大小請統一，不要忽大忽小。字的顏色也要統一，不要五顏六色，建議重要的資訊另外用其他一種顏色標註出即可。
不好的範例-這些地雷千萬不能踩
- 複製貼上的Email，收件者名字都打錯啦！
看到這種mail真的會生氣耶，沒有客製化就算了，名字還沒檢查，悲劇！
- 寄件者名稱請用全名，如果你還在用以前的☆㊣↙煞氣a↗㊣☆暱稱，請改掉吧！
錯誤範例如下：
- 把Email當Line在用，讓人懶得回覆……
- 沒有什麼誘因答應他。
感覺隨便問問，我只好隨便回回……
好的範例
以下這個邀約演講的信件我覺得很好，可以參考他的格式。請幫你的讀者設想，節省時間。我不是很喜歡資訊另外放附件，因為附件可能會打不開。像是這樣全部資訊都呈現在信件中供判斷，我覺得比較好。但也是要看請求事項決定，像是要請講師或合作的KOL報價，就不一定直接開門見窗寫出完整資訊。
以上，希望大家都能寫出百發百中的信件！若是需要更多（B2B）開發信的範本，歡迎填Email索取。
你必須登入才能發表留言。